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为什么就你的8小时不够用?分享五大职场管理工具!

  同样是工作8个小时,为什么有的人轻松升职,有的人原地踏步?有没有好的职场管理工具,来帮助你摆脱这种无效率状态呢?
 
为大家探讨优秀公司普遍使用的强大的五大职场管理工具:
 
1.四象限法则
 
四象限法则是由著名的管理学家史蒂芬•科维提出的时间管理理论,它的一个重要观点是应有重点地把主要的精力和时间集中放在处理那些重要且不紧急的工作上,做到未雨绸缪。
 
很多时候我们其实有机会去很好地完成一件工作,但常常是没有及时去做,随着时间的推移,造成工作质量的下降。
 
事务所处的象限不同,处理方式也不同:
 
第一象限(重要且紧急)
这类事情具有时间的紧迫性和影响的重要性,无法回避和拖延,必须优先解决。
 
第二象限(重要且不紧急)
这类事情不具有时间上的紧迫性,但却具有重大的影响,做好计划,先紧后松。
 
第三象限(不重要且紧急)
这类不重要的事件往往因为它紧急,会占据人们很多宝贵时间,应根据耗时情况选择不同策略,耗时短的马上处理掉;耗时长的可归类集中处理。
 
第四象限(不重要且不紧急)
这类事件大多是琐碎的杂事,尽量别去做。
 
应用法则:看看你的待办清单,可能是杂乱无序!应用四象限法则,把你的事项放大在四象限中,按照四种不同事项的处理方法,确定优先次序,合理安排。
 

2.5W2H分析法
 
由二战中美国陆军兵器修理部首创,它为我们提供了科学的决策和工作分析方法。
 
在我们追求目标和结果的过程中,5W2H分析法告诉我们按照以下七个方面来实现预定目标:发现解决问题的线索,寻找思路,进行构思,从而做出最佳解决方案。
 
◆What:工作内容和目标
◆Why:做这项工作的原因
◆Who:负责人、参与人员
◆When:什么时间进行工作
◆Where:工作发生的地点
◆How tu do:用什么方法进行
◆How much:需要多少成本
 
应用法则:经常要用“5W2H法”思考,对目标相关的人物、时间、地点、资源各要素进行合理整合,根据价值的大小确定最佳目标和最优路径。
汇报工作也可用这个方法,能节约写报告及看报告的时间。
 
3.二八原则法
 
是19世纪末20世纪初意大利经济学家帕累托发现的。他认为,在任何一组东西中,最重要的只占其中一小部分,约20%;其余80%尽管是多数,却是次要的,又称二八定律。
 
一个人的时间和精力是有限的,真正做到每一件事几乎是不可能的。因此,要重点突破——把80%的资源花在能出关键效益的20%的方面,这20%的方面又能带动其余80%的发展。
 
◆80%的销售额是源自20%的顾客
◆80%的总产量是来自20%的产品
◆80%的市场份额来自20%的强势品牌
◆总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的
 
应用法则:重新审视工作时间表,分出事情的轻重缓急,永远先做重要的事情。要事第一,重要产品第一,关键人物第一,核心环节第一。工作中要善于抓主要矛盾,把资源用在最重要、最紧迫的事情中。
 
◆把更多精力放在重要的工作上
◆用最小的努力来掌控我们的生活
◆有所选择,而不是事无巨细
◆精益求精,而不是贪多求全
 

4.SMART原则法
 
“目标管理”的概念是管理专家彼得·德鲁克最先提出的。目标管理,不仅利于员工更加明确高效地工作,更为了管理者对员工实施的绩效考核提供考核目标和考核标准,使考核更加科学化、公平化。
 
S  具体(specific)
绩效考核要切中特定的工作指标,不能笼统,不能模棱两可。
 
例如:以“增强客户意识”为目标。应该改为:“减少客户投诉,把客户投诉率由原来的5%改为2%。”
 
M  可度量(measurable)
绩效指标是数量化或行动化的,验证这些指标的数据或信息是可获得的。
 
制定人和考核人有一个统一的、标准的、清晰的标尺,可以从数量、质量、成本、时间、客户的满意度等方面进行衡量。比如:在什么时间内完成多少个客户成交,客户满意度要达到95%。
 
A  可实现(attainable)
绩效指标在付出努力的情况下可以实现,避免设立过高或过低的目标。
 
目标的设置要坚持全员参加,上下级沟通原则,使拟定的目标与个人之间达成一致,既要使工作饱满,又要可实现。制定目标要跳一跳可以完成,而不是跳起来就要“摘星星”。
 
R  相关性(relevant)
绩效指标要与其他目标具有一定的相关性,如果为了实现这个目标,但对其他的目标相关度很低,那么即使达成了,意义也不大。
 
T  有时限(time bound)
注重完成绩效指标的特定期限,拟定出完成目标项目的时间要求,定期检查项目的完成进度。
 
应用原则:在制定工作目标时,考虑一下目标与计划是否SMART化。只有具备SMART化的计划才具有良好可实施性,才能保证计划实现。
 
◆目标具体是什么?
◆怎么样才算实现了目标,明确的标准是什么?
◆目标的可行性高吗,能不能实现?
◆实现这个目标的意义是什么,和其他目标有没有关联?
◆打算在什么时间内达成这个目标?
 

5.WBS任务分解法
 
WBS:Work Breakdown Structure,即任务分解法,具体执行过程是目标-任务-工作-活动。
 
◆横向到边:WBS分解不能出现漏项,也不能包含任何不在项目范围之内的产品或活动。
◆纵向到底:WBS要足够细,要求分解到不能再细分为止,任务活动可直接分派到个人去完成。
 
应用原则:宏大的目标都需要一步步来实现,需要一个个具体的行动来完成。只有将任务分解得足够细,才能心里有数,才能有条不紊地工作,才能统筹安排时间表。
 
以交付结果为导向,对项目要素进行分组,对整个工作范围每下降一层代表对项目工作的更详细定义。
 
纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行。
要真正提高效率,必须将其付诸到实践当中。
明天开始,你就可以运用以上法则了,
希望对你有用!
 
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